¿Me puede geolocalizar mi empresa durante mi jornada laboral?
24 de febrero de 2025
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Cuando una empresa, autónomo o particular acude a una gestoría, es habitual que piense que basta con entregar las facturas, los datos fiscales o la documentación necesaria para presentar impuestos, tramitar una compraventa, gestionar una sociedad o resolver un trámite administrativo. Sin embargo, en determinados servicios profesionales existe una obligación adicional que muchas veces pasa desapercibida: la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
Esta materia no afecta solo a bancos o entidades financieras. La normativa también puede afectar a profesionales que prestan servicios fiscales, contables, societarios, inmobiliarios, jurídicos o de asesoramiento económico. Por eso, en algunos casos, la gestoría o asesoría debe solicitar información adicional al cliente antes de aceptar el encargo o durante la relación profesional.
El objetivo no es poner trabas, sino cumplir con una obligación legal y ayudar a proteger el sistema económico frente al uso de fondos de origen ilícito.
¿Qué es la prevención del blanqueo de capitales?
El blanqueo de capitales consiste, de forma simplificada, en intentar introducir en el circuito legal dinero o bienes que proceden de actividades ilícitas. La financiación del terrorismo, por su parte, implica utilizar fondos —lícitos o ilícitos— para apoyar actividades terroristas.
La Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, establece una serie de obligaciones para determinados profesionales y entidades. Entre ellos pueden encontrarse asesores fiscales, contables externos, determinados profesionales que intervienen en operaciones económicas relevantes y prestadores de servicios a sociedades.
Por tanto, una gestoría no es sujeto obligado por el simple hecho de llamarse “gestoría”. Lo será en función de los servicios que realmente preste. Por ejemplo, si presta asesoramiento fiscal, presenta impuestos de clientes, lleva contabilidades, interviene en operaciones societarias o participa en determinadas operaciones inmobiliarias o patrimoniales, debe analizar sus obligaciones en esta materia. La guía del Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos insiste precisamente en que la condición de sujeto obligado depende de las actividades efectivamente realizadas, no de la denominación profesional.
¿Por qué mi gestoría me pide el DNI, escrituras o información sobre mi actividad?
Una de las principales obligaciones es la llamada “diligencia debida”. Esto significa que el profesional debe identificar y conocer adecuadamente a su cliente antes de iniciar la relación profesional y durante su mantenimiento.
En la práctica, esto puede implicar solicitar:
El SEPBLAC recuerda que los sujetos obligados deben identificar formalmente al cliente, conocer su actividad, identificar al titular real cuando exista una persona jurídica y realizar seguimiento continuo de la relación profesional.
Por eso, si una gestoría solicita determinada documentación, no necesariamente está desconfiando del cliente. Está cumpliendo con una obligación legal.
¿Qué es el titular real de una sociedad?
En el caso de sociedades, no basta con saber quién es el administrador. La normativa exige identificar a la persona física que realmente controla la entidad. Normalmente, será quien posea o controle, directa o indirectamente, más del 25 % del capital o de los derechos de voto. Si no existe una persona física que cumpla ese criterio, puede ser necesario identificar a quienes ejerzan el control por otros medios o, subsidiariamente, a los administradores.
Esta obligación es especialmente importante en sociedades con estructuras complejas, socios extranjeros, administradores interpuestos, cadenas de sociedades o cambios frecuentes de titularidad.
Para el cliente, esto significa que la gestoría puede pedir escrituras, documentación de socios, manifestaciones de titularidad real o cualquier otro documento que permita entender quién está realmente detrás de la sociedad.
¿Cuándo puede pedirse información sobre el origen de los fondos?
No siempre será necesario pedir la misma información. La normativa se basa en un enfoque de riesgo. No es igual presentar una declaración trimestral ordinaria de un autónomo habitual que intervenir en una operación inmobiliaria con fondos procedentes del extranjero, sociedades interpuestas o pagos de importe elevado.
Puede ser necesario justificar el origen de los fondos, por ejemplo, en operaciones como:
El SEPBLAC señala que las obligaciones deben aplicarse de forma proporcionada al riesgo, atendiendo a la actividad, tipo de cliente, zona geográfica, productos o servicios y tamaño del profesional o entidad.
¿Puede la gestoría negarse a prestar un servicio?
Sí. Si el cliente no facilita la información necesaria para cumplir con la normativa de prevención del blanqueo de capitales, el profesional puede verse obligado a no aceptar el encargo o a finalizar la relación profesional.
Esto puede ocurrir si no se puede identificar correctamente al cliente, si no se acredita quién es el titular real de una sociedad, si no se entiende la finalidad de la operación o si existen indicios relevantes que no quedan suficientemente aclarados.
En estos casos, la negativa no responde a una decisión arbitraria, sino al cumplimiento de una obligación legal.
¿Qué ocurre si una operación parece sospechosa?
Otra obligación importante es el examen especial de operaciones inusuales. Si el profesional detecta una operación que, por su importe, estructura, falta de justificación o circunstancias, no encaja con el perfil del cliente, debe analizarla con especial atención.
Una operación inusual no implica automáticamente que exista blanqueo. Pero sí obliga a revisar los datos, pedir explicaciones, conservar documentación y valorar si existe indicio suficiente.
Si tras ese análisis existen indicios de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo, el sujeto obligado debe comunicarlo al SEPBLAC mediante los canales establecidos. La propia página del SEPBLAC indica que los sujetos obligados deben determinar, mediante examen especial, si en una operación concreta existe indicio de vinculación con blanqueo de capitales o financiación del terrorismo.
¿La gestoría debe informar al cliente si comunica una operación?
No. En materia de prevención del blanqueo existe un deber de confidencialidad específico. Si se realiza una comunicación por indicio al SEPBLAC, el cliente no debe ser informado de ello.
Esto puede resultar llamativo, pero forma parte del funcionamiento del sistema preventivo. La finalidad es evitar que una posible investigación quede comprometida.
¿Durante cuánto tiempo se conserva la documentación?
La documentación relativa a la identificación del cliente, titularidad real, operaciones, análisis realizados y cumplimiento de obligaciones debe conservarse durante el plazo legal aplicable. La Ley 10/2010 establece obligaciones de conservación documental para que, si en el futuro existe una revisión o requerimiento, pueda acreditarse qué información se obtuvo y qué análisis se realizó.
Para el cliente, esto significa que la gestoría debe archivar ordenadamente determinada documentación, no solo para presentar impuestos o tramitar expedientes, sino también para cumplir con la normativa de prevención.
¿Qué obligaciones internas tiene la gestoría?
Además de identificar a los clientes, los sujetos obligados deben disponer de procedimientos internos adecuados. Estos procedimientos deben servir para admitir clientes, valorar riesgos, aplicar diligencia debida, conservar documentación, detectar operaciones inusuales y comunicar indicios cuando corresponda.
El SEPBLAC señala que los sujetos obligados deben aprobar por escrito y aplicar políticas y procedimientos adecuados en materia de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión de riesgos, comunicación y admisión de clientes.
En despachos pequeños pueden existir determinadas excepciones formales, pero eso no significa que desaparezca la obligación básica de actuar con diligencia y conservar documentación suficiente.
¿Qué debe hacer el cliente?
El cliente debe colaborar de forma clara y transparente. En la práctica, esto implica aportar documentación identificativa actualizada, explicar la actividad real que desarrolla, identificar correctamente a los socios o titulares reales, justificar el origen de fondos cuando la operación lo requiera y evitar operaciones opacas o difíciles de justificar.
También conviene entender que estas solicitudes no son una cuestión personal. Forman parte de las obligaciones legales que tienen muchos profesionales y entidades.
Conclusión
La prevención del blanqueo de capitales es una obligación legal que afecta a numerosos sectores profesionales, incluidas muchas gestorías y asesorías cuando prestan servicios fiscales, contables, societarios o intervienen en operaciones económicas relevantes.
Por ello, si tu gestoría te solicita documentación adicional, información sobre tu actividad, titularidad real de una sociedad o justificación del origen de fondos, lo está haciendo para cumplir con la normativa y proteger tanto al cliente como al propio despacho.
La mejor forma de evitar problemas es trabajar con transparencia, conservar justificantes y contar con asesoramiento profesional antes de realizar operaciones de especial relevancia económica, patrimonial, inmobiliaria o societaria.
