VERI*FACTU: quién tiene que adaptarse y cómo saber si te toca

En las últimas semanas oirás de todo sobre VERIFACTU: que “afecta a todos”, que “empieza ya”, que “hay que cambiar el programa sí o sí”… Calma. La realidad es más sencilla si nos hacemos la pregunta correcta: ¿uso un sistema informático para expedir mis facturas? Si la respuesta es sí, estás dentro del juego de VERIFACTU (RRSIF). Si es no, en principio no. A partir de aquí, veamos cómo aterrizarlo de forma práctica y con lenguaje normal.

Qué es VERI*FACTU, en dos líneas

VERI*FACTU es el marco técnico que marca cómo deben comportarse los sistemas informáticos de facturación (SIF) para garantizar integridad, trazabilidad y conservación de los registros de facturación. Es decir, afecta a hardware y software usados para expedir facturas, guardar esa información y procesarla (por ejemplo, para libros de IVA o contabilidad). No es “un programa” concreto: es el estándar que deben cumplir los programas que uses para facturar.

¿Me aplica o no me aplica?

La clave es si utilizas un SIF para emitir facturas completas o simplificadas. Si elaboras facturas “a mano” (en papel, Word, Excel o PDF sin un sistema que capture/guarde/procese la información), en principio no estarías dentro del RRSIF; si sí usas un SIF (por ejemplo, una caja registradora/TPV que emite tickets electrónicos o un software de facturación), sí te aplica. Un ejemplo claro: una cafetería con TPV que emite facturas simplificadas está afectada por VERI*FACTU.

Dos caminos para cumplir (y un tercero para “micro”)

Para cumplir el reglamento puedes optar por dos modalidades:

1. VERI*FACTU: tu sistema envía los registros de facturación a la AEAT (en tiempo casi real o con la cadencia prevista).
2. No VERI*FACTU: conservas los registros en tu propio sistema emisor, respetando los requisitos técnicos.

Además, la AEAT ha habilitado una aplicación gratuita (un formulario web) pensada para autónomos/empresas con pocas facturas: permite generar la factura y, si quieres, remitir el registro cumpliendo la norma. Es útil como “plan B” o para empezar sin inversión.

Diferencia rápida con la factura electrónica obligatoria

Aquí hay mucha confusión. La factura electrónica obligatoria (Ley “Crea y Crece”) va de cómo se emiten, envían y reciben facturas entre empresas y autónomos (B2B), y se centra en facturas completas. VERIFACTU, en cambio, regula los requisitos del sistema que expide facturas completas y también simplificadas (los “tickets”). Por eso un comercio con TPV entra en el ámbito de VERIFACTU aunque todavía no esté obligado a emitir e-factura B2B.

Casos prácticos (para orientarte)

• SL de alquiler de viviendas que emite facturas “manuales” sin usar un SIF: si realmente no hay sistema que capture y procese la info (solo documentos sueltos), en principio no estaría dentro del RRSIF. Aun así, revisa tu forma de facturar por si en la práctica sí usas un SIF sin llamarlo así (p. ej., un ERP donde guardas y procesas datos).
• Comercio con TPV que emite tickets: entra en VERI*FACTU porque el TPV es un SIF y genera facturas simplificadas.
• Profesional que factura con software (aunque sea para parte de su actividad): aplica RRSIF; tendrás que elegir modalidad (VERIFACTU o no VERIFACTU) y cumplir requisitos.

Cómo comprobar tu caso en 2 minutos

La AEAT ha publicado un asistente que te guía con preguntas muy simples. Entra en el Informador VERI*FACTU y responde según tu realidad (si emites facturas, si usas un SIF, etc.). Te dirá si el reglamento te aplica y por qué. Úsalo como punto de partida y guarda una captura del resultado en tu expediente interno.

Qué cuenta como “usar un SIF” (sin tecnicismos)

Piensa en tres acciones: capturar, conservar y procesar la información de facturación. Si tu herramienta (TPV, app, ERP, programa de facturas) hace las tres, estás usando un SIF. Ejemplos: introducir manualmente datos en el programa; importar datos desde otra app; o que el sistema genere a partir de esas facturas tus libros de IVA o pases contables. Aunque el procesamiento se haga “en la nube” o en otro módulo, sigue siendo SIF.

Checklist de pasos si te aplica

1. Decide modalidad: VERIFACTU (envío de registros a AEAT) o **no VERIFACTU** (conservación en tu sistema). Valora costes, operativa y soporte del proveedor.
2. Revisa tu software: pide a tu proveedor la declaración de conformidad con RRSIF o su hoja de ruta de actualización.
3. Define procedimientos: quién emite, cómo se corrige una factura, cómo haces copias y quién verifica los envíos (si eliges VERI*FACTU).
4. Prueba piloto: emite y archiva un lote de facturas reales; si estás en modalidad VERI*FACTU, valida que los registros llegan y quedan trazados.
5. Plan de contingencia: ¿qué haces si tu sistema cae? Ten un protocolo (y, si eres micro, considera la aplicación gratuita como salvavidas).

Si aún no te aplica… no te duermas

Aunque no utilices un SIF hoy, la tendencia es claramente digital. Mi recomendación: revisa procesos, homologa plantillas y guarda la información de facturas de forma ordenada. Así, cuando des el salto (o si cambian tus herramientas), la adaptación será mínima y evitarás carreras de última hora.

Conclusión

VERI*FACTU no es un “monstruo” ni un trámite más: es una forma de asegurarte de que tu sistema de facturación hace las cosas bien. Si ya utilizas un SIF, te toca revisar modalidad y requisitos. Si no, probablemente aún no estés dentro, pero merece la pena preparar el terreno. Y recuerda: para salir de dudas, empieza por el Informador VERI*FACTU y, si quieres, te ayudo a revisar tu caso y a elegir la opción más simple para tu negocio.