VERI*FACTU: qué es y por qué todo el mundo habla de ello

En el proceso de digitalización de la facturación en España conviene distinguir dos “pastelitos” distintos: el Real Decreto 1007/2023 (RRSIF), conocido como Veri*factu, de carácter tributario, y el futuro Reglamento de Factura Electrónica Obligatoria, de carácter económico. Veri*factu no regula las facturas en sí, sino los sistemas y programas informáticos de facturación (SIF) que usan empresarios y profesionales para producir, gestionar, emitir, remitir y conservar sus facturas y para transmitir los registros a la AEAT. Si usas un SIF, entras en su ámbito; si no usas ningún SIF para expedir facturas, no te aplica el RRSIF.

¿Quién está obligado y quién no?

El propio reglamento aclara que se aplica a empresas y profesionales (personas jurídicas o físicas) que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque sea solo para una parte de su actividad. Quien no utilice sistemas informáticos o electrónicos para expedir sus facturas (completas o simplificadas) no está obligado a adaptarse a Veri*factu. Además, quedan fuera quienes llevan libros registro por SII, de acuerdo con el art. 62.6 del Reglamento del IVA.

La clave es si expides facturas con un SIF: si facturas manual (talonarios, a mano o a máquina) no te afecta el RRSIF; si usas un SIF (por ejemplo, una caja registradora que imprime factura simplificada), sí te afecta y tendrás que adaptar ese equipo o implantar un SIF que cumpla el reglamento. Un TPV/datáfono usado solo como cobro no es SIF; lo sería si emite facturas.

¿Puedo seguir facturando “a mano”? ¿Y con Excel o PDF?

Sí, es posible facturar manualmente si ninguna otra norma te obliga a otra cosa. La AEAT lo confirma en sus preguntas frecuentes: si todas tus facturas se expiden sin usar un SIF, no te aplica el RRSIF. Incluso menciona una aplicación básica de facturación gratuita que ofrecerá la AEAT; útil como sustituto “manual”, pero ojo: no debería considerarse SIF a efectos del decreto (la propia redacción advierte del riesgo de confusión).

¿Y si usas Excel, Word o PDF? Si los usas solo para introducir datos, imprimir o conservar las facturas, no te aplica el RRSIF. En cambio, sí te aplica cuando el programa procesa la información para generar directamente los libros registro de IVA/IRPF, la contabilidad u otros resultados para el cumplimiento tributario (por ejemplo, con macros que crean el libro de facturas expedidas).

La “regla de los 4 NO”

Están afectados por el reglamento quienes, establecidos en España, expidan facturas y cumplan la “regla de los 4 NO”:

1. NO facturan exclusivamente de forma manual (usan algún SIF).
2. NO están en SII.
3. NO tienen domicilio fiscal en País Vasco o Navarra.
4. NO disponen de resolución de no aplicación.
   Si cumples estos cuatro “NO” y usas SIF para expedir facturas, te aplica el RRSIF.

Veri*factu vs. Factura Electrónica Obligatoria (B2B y B2G)

Otra fuente de confusión es equiparar Veri*factu con la Factura Electrónica Obligatoria. No son lo mismo. Con el futuro reglamento de e-factura hablamos de formato de factura: solo es “obligatoria” la factura electrónica estructurada (por ejemplo, XML firmado con garantías de autenticidad e integridad). Un PDF emitido con medios electrónicos no es e-factura obligatoria (a efectos del nuevo reglamento), y a estos efectos se le equipara a la factura manual. En principio, estarán obligados a e-factura los que facturen a empresas/profesionales (B2B) y a Administración (B2G); no cuando se facture a consumidores (B2C).

La consecuencia práctica: muchos que hoy facturan “manual” probablemente tendrán que pasarse a e-factura cuando entre en vigor la obligación B2B. Y, al usar herramientas informáticas para expedir esas facturas, también quedarán plenamente bajo Veri*factu, reduciendo el espacio para la facturación “a mano”.

Cajas registradoras, TPV y otros equipos

Si tu caja registradora imprime (y entrega) factura simplificada, estás dentro de Veri*factu y tendrás que adaptarla o sustituirla por un SIF conforme. Si tu TPV solo cobra y emite un justificante de pago, no es SIF; si emite facturas, sí lo es. Este criterio aplica también a otros dispositivos que expiden facturas.

Checklist práctico: qué hacer ahora

1. Mapa de facturación: ¿expides facturas? ¿con SIF? ¿en todas las líneas o solo algunas? Identifica qué equipos/software usas (ERP, caja, app TPV, hojas de cálculo, etc.).
2. Comprueba la “regla de los 4 NO”: SII, domicilio fiscal (CAV/CFN), resoluciones vigentes.
3. Si facturas manualmente (talonario/Word/PDF sin procesamiento): documenta el procedimiento y mantén control de numeración, conservación y legibilidad según el ROF; sigue la pista del calendario de e-factura B2B (cuando te alcance, pasarás a SIF).
4. Si usas SIF: verifica que tu software/equipo podrá cumplir con Veri*factu (formato de registros, integridad, trazabilidad, remisión a AEAT, etc.). Consulta a tu proveedor por la adaptación o valora cambio.
5. Cajas y TPV: confirma si emiten factura; si sí, plan de adaptación. Si solo emiten justificantes de cobro, no son SIF (salvo que se integren para expedir factura).
6. Excel/Word: evita automatismos que generen libros o contabilidad desde la hoja; eso convertiría tu herramienta en un SIF sujeto al RRSIF.
7. Plan de transición a e-factura B2B: aunque hoy no te aplique, prepara el salto a formatos estructurados firmados; así evitarás prisas y duplicidades.

Conclusión

Veri*factu no obliga a todos por igual: obliga a quien expide facturas mediante un SIF y no esté en SII ni en los supuestos excluidos. Pero la llegada de la Factura Electrónica Obligatoria (B2B/B2G) hará que muchas actividades que hoy facturan “a mano” terminen entrando en el ecosistema SIF. Mejor anticiparse: audita tus procesos de facturación, habla con tu proveedor y planifica el cambio.