¿Me puede geolocalizar mi empresa durante mi jornada laboral?
24 de febrero de 2025
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Cuando una empresa contrata trabajadores en España adquiere una serie de obligaciones legales en materia laboral y de Seguridad Social. Estas obligaciones no solo afectan al pago del salario, sino también a la correcta elaboración de nóminas, cotización a la Seguridad Social, comunicación de datos a la Administración y cumplimiento de los convenios colectivos aplicables.
No cumplir con estas obligaciones puede derivar en sanciones importantes por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. En este artículo explicamos de forma clara cuáles son las principales obligaciones que tiene una empresa respecto a las nóminas y la Seguridad Social.
Antes de que un trabajador comience a prestar servicios, la empresa debe comunicar su alta en la Seguridad Social. Esta obligación se regula principalmente en:
El alta debe realizarse antes del inicio de la actividad laboral, normalmente a través del Sistema RED de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).
En este trámite se comunican datos como:
Si la empresa no realiza el alta correctamente, puede enfrentarse a sanciones económicas e incluso a responsabilidades por cotizaciones no ingresadas.
La empresa está obligada a pagar el salario y a entregar un recibo de salarios (nómina) que refleje el detalle de los conceptos abonados y las deducciones aplicadas. Esta obligación está regulada en el Artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores. La nómina debe incluir, entre otros elementos:
Datos de la empresa y del trabajador
Devengos
Deducciones
El formato de la nómina está regulado por la Orden ESS/2098/2014, que establece el modelo oficial de recibo de salarios. La empresa debe conservar las nóminas durante al menos 4 años, ya que pueden ser requeridas por la Inspección de Trabajo.
Además de pagar el salario, la empresa debe cotizar mensualmente a la Seguridad Social. Esta obligación se regula en los artículos 141 y siguientes de la Ley General de la Seguridad Social. La cotización incluye dos partes:
Cotización del trabajador
Se descuenta de su nómina. Incluye conceptos como:
Cotización de la empresa
La paga directamente la empresa y no se descuenta al trabajador e incluye:
La empresa es responsable de ingresar tanto su parte como la del trabajador.
Cada mes la empresa debe comunicar a la Seguridad Social las bases de cotización y calcular la liquidación correspondiente. Esto se realiza mediante el Sistema de Liquidación Directa (SLD) de la TGSS.
Los documentos más habituales son:
El plazo general para ingresar las cotizaciones es hasta el último día del mes siguiente al que corresponde la cotización.
Por ejemplo:
Si la empresa paga fuera de plazo, se aplican recargos que pueden llegar al 20% de la deuda, según el artículo 30 de la LGSS.
Las empresas también deben comunicar a la Seguridad Social todos los conceptos retributivos abonados a los trabajadores.
Esta obligación deriva del Real Decreto 2064/1995 (Reglamento General de Cotización) y se realiza mediante el sistema CRA (Conceptos Retributivos Abonados).
En esta comunicación se informan todos los conceptos salariales y extrasalariales, como:
El objetivo de esta obligación es permitir a la Seguridad Social comprobar si las bases de cotización declaradas son correctas.
Las empresas deben respetar el convenio colectivo aplicable a su actividad. Esto afecta directamente a la nómina, ya que el convenio establece:
El cumplimiento del convenio colectivo es obligatorio según el artículo 82 del Estatuto de los Trabajadores. Si una empresa paga salarios por debajo de los establecidos en el convenio, puede enfrentarse a reclamaciones salariales por parte de los trabajadores y a sanciones de la Inspección de Trabajo.
La empresa también actúa como retenedora del IRPF de sus trabajadores. Esto implica:
Los modelos más habituales son:
Esta obligación se regula en la Ley del IRPF y su reglamento. Si la empresa no ingresa correctamente estas retenciones puede ser responsable del importe no ingresado.
Conservar la documentación laboral
Las empresas deben conservar determinada documentación laboral durante varios años. Entre los documentos más importantes se encuentran:
En general, el plazo mínimo de conservación suele ser 4 años, de acuerdo con la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
El incumplimiento de las obligaciones laborales puede dar lugar a sanciones por parte de la Inspección de Trabajo. Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), las multas pueden variar dependiendo de la gravedad:
Además, en algunos casos la empresa puede tener que pagar cotizaciones atrasadas con recargos e intereses.
Conclusión
Gestionar correctamente las nóminas y las obligaciones con la Seguridad Social es fundamental para cualquier empresa. No se trata solo de pagar salarios, sino de cumplir con un conjunto amplio de obligaciones legales que afectan a la cotización, fiscalidad y cumplimiento del convenio colectivo.
Un error en la elaboración de nóminas o en las cotizaciones puede generar problemas importantes con la Administración, desde recargos hasta sanciones de la Inspección de Trabajo.
